Когда таблицы уже не хватает, а системы ещё не надо
Между «ведём в таблице» и «внедряем систему управления предприятием» есть большой пропущенный шаг — прикладная система под одну задачу.
Типичная траектория небольшой компании: сначала таблица, потом попытка внедрить большую систему, потом возврат к таблице, потому что большая система оказалась не про них.
Между этими двумя состояниями есть пропущенный шаг: прикладная система под одну задачу.
Признаки, что таблицы уже не хватает
Её ведут несколько человек, и версии расходятся. Появились правила, которые надо помнить и которые нигде не записаны. Из неё вручную переносят данные в другое место. Кто-то регулярно ломает формулу.
И главный признак: часть рабочего времени уходит на обслуживание самой таблицы, а не на работу с её содержимым.
Почему большая система обычно не подходит
Она рассчитана на то, что процессы описаны и устоялись. У небольшой компании они меняются, и половина функций системы описывает работу, которой у вас нет.
Плюс стоимость внедрения, которая складывается не из лицензий, а из времени сотрудников на переучивание и настройку.
Результат известен: систему внедряют частично, часть работы остаётся в таблице, и теперь их две.
Что такое прикладная система под одну задачу
Небольшое приложение, которое делает то, что делала таблица, но с правилами внутри.
Обязательные поля обязательны. Ссылка между записями существует или её нет. История изменений ведётся сама. Данные для другой системы выгружаются одной операцией, а не переносятся вручную.
Ничего больше. Никаких модулей на будущее, никакой настраиваемости под процессы, которых нет.
Что это стоит
Меньше, чем кажется, и по конкретной причине: у такой системы нет постоянного сервера.
Данные и логика могут жить в схеме без работающей круглосуточно машины: раздача статики плюс редкие бессерверные вызовы. Для системы, которой пользуются пять человек, это принципиальная разница в стоимости владения.
Чего в такую систему нельзя
Сложной логики на каждый запрос. Больших объёмов операций. Всего, что требует состояния в реальном времени между запросами.
Настоящие ограничения, и мы называем их до начала. Попытка сделать «почти большую систему» на этих технологиях даёт результат хуже, чем обычная таблица.
Как это заканчивается
Работа конечна: цель, срок, бюджет, исходники, документация, правила передачи. Через месяц у заказчика работающая система и способность её обслуживать.
Через год, если компания выросла и понадобилась большая система, прикладная не мешает: данные в открытом виде, выгрузка есть, переезд — это перенос данных, а не смена мировоззрения.
Как выбрать первую задачу
Ту, где сейчас больше всего ручного переноса между таблицей и чем-то ещё.
Ручной перенос — самое дешёвое место для начала: он измерим по времени, он раздражает всех, и его устранение даёт результат, который видно в первую неделю. Это важно для второго шага: следующую задачу выбирают уже с доверием к подходу.