Автоматизация одного процесса, а не цифровая трансформация
Один процесс, который отнимает время каждую неделю, и его автоматизация с датой окончания. Это скучнее трансформации и заканчивается результатом.
Мы делаем автоматизацию одного процесса. Не системы управления предприятием, не сквозной цифровизации, не платформы — одного конкретного процесса, у которого есть измеримое время выполнения.
Формулировка выглядит скромной. Она выбрана по результатам, а не из скромности.
Что не так с большим объёмом
Крупная автоматизация требует, чтобы к моменту внедрения процессы были описаны и не менялись. На практике описание процессов — это и есть основная работа, а меняются они постоянно.
Поэтому большие проекты автоматизации либо внедряют то, что перестало соответствовать действительности, либо расширяются, пока не превращаются в бессрочные.
Один процесс от этого защищён размером. Его можно описать за встречу, автоматизировать за конечный срок и проверить результатом.
Как выбирается процесс
По двум признакам: повторяется регулярно и отнимает время у человека, который стоит дороже автоматизации.
Второй признак важнее первого. Процесс, который выполняется раз в день пятнадцать минут, но выполняется руководителем, стоит автоматизировать раньше, чем часовой процесс, который делает стажёр.
Третий признак, отрицательный: процесс не должен требовать решений. Автоматизировать надо перенос данных, формирование документа, рассылку, сверку — то есть работу, где правильный ответ определён. Всё, что требует суждения, остаётся человеку.
Как выглядит результат
Работающий процесс, исходники, документация и правила передачи. Плюс замер: сколько занимало до, сколько занимает после.
Замер обязателен, потому что без него автоматизация оценивается впечатлением. Часто оказывается, что процесс занимал не столько времени, сколько казалось, — и это тоже полезный результат.
Что автоматизация обычно обнаруживает
Что процесса в описанном виде не существует. Есть три варианта его исполнения у трёх сотрудников, и они дают разные результаты.
Это самая частая находка первой встречи, и она сама по себе имеет ценность независимо от дальнейшей автоматизации.
Вторая частая находка: половина шагов процесса существует ради другого процесса, который отменили год назад.
Почему это выгоднее большого проекта
Потому что после каждой автоматизированной задачи можно остановиться и посмотреть на результат.
Серия конечных работ и один бессрочный проект различаются не суммой, а наличием точек, где решение о продолжении принимается заново. В первом случае вы каждый раз выбираете; во втором выбираете один раз в начале, когда знаете меньше всего.
Границы
Не берём процессы, которые надо сначала придумать. Если процесса ещё нет, автоматизировать нечего — сначала он должен пожить в ручном виде и устояться.
Это ограничение экономит деньги заказчику и репутацию нам: автоматизированный несуществующий процесс — это система, которой никто не пользуется.